職場における
社内コミュニケーション
の重要性や課題とは？
【本記事のポイント4つ】
- 1.働く人の価値観やビジネス環境の変化により、社内コミュニケーション活性化の重要性が高まっている。
- 2.社内コミュニケーションが不足すると、スムーズな情報連携がとれなくなり、企業活動に影響が出る。
- 3.実際に社内コミュニケーションを活性化させることで、社員のエンゲージメントアップや、業務効率化・生産性向上が期待できる。
- 4.社内コミュニケーションを活性化させる施策はさまざまあるが、そのなかでも「オフィスコーヒー」の導入がおすすめ。
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企業における業務をスムーズに遂行するためにも、社内コミュニケーションの活性化は欠かせません。この記事では、社内コミュニケーションの活性化が求められる背景や活性化させるメリット、具体的な取り組み例などを解説します。社内コミュニケーションの改善のためにも、ぜひ参考にしてみてください。
社内コミュニケーションとは？
仕事は複数の人と協力して行うものであり、円滑に遂行するためにも社内コミュニケーションは欠かせません。社内コミュニケーションとは、主に社内で行われる情報共有・交換や社員同士の会話のことを指します。また、休憩時間に行われる雑談も社内コミュニケーションに含まれています。普段、何気ない会話の中から業務に関する新しいアイデアやヒントが生まれることもあるため、ただの雑談であっても意外と大事です。
「社内コミュニケーションに関するアンケート2022」によると、自社のコミュニケーションに課題を感じている企業は全体の7割にも達し、社内コミュニケーションで課題を感じている関係は「経営層と社員」という答えが最も多く、26%という結果が出ています。実際にこのようなデータからも、社内コミュニケーションに課題を抱えている企業がとても多いことがわかります。
出典：社内コミュニケーションに関するアンケート2022 結果報告1｜HR総研
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社内コミュニケーションの活性化が求められる背景
近年、社内コミュニケーションの活性化が、多くの企業に求められるようになってきました。その背景には、どのようなものがあるのかを詳しく紹介します。
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働く人の価値観が変化している
外国人労働者や中途採用者が増えたことによる、キャリアプランの多様化などの影響で、働く人の価値観や意識が変化するようになってきました。そのため、今までどおりの画一的なマネジメントでは、社員の労働に対するモチベーション維持が難しくなっています。
これからは社員一人ひとりに合わせたマネジメントが必要になり、また、社員同士の横の交流だけでなく、上司と部下間の縦の交流も積極的に行うことが大切になってきます。
雇用形態が多様化している
社員は正規雇用することが一般的だったひと昔前の頃と比べると、現代はアルバイトやパート、派遣社員、契約社員などの非正規雇用が増え、さまざまな形態で働く人が増えてきています。そのため、このような雇用形態の違いが、お互いの交流不足やコミュニケーションの妨げの要因になることも考えられます。
そこで、円滑な業務遂行のためには、正規雇用者と非正規雇用者との間に感じる心理的な垣根を超え、お互いがスムーズにコミュニケーションできるような環境を整えることが、必要不可欠になってきています。
ビジネス環境が急速に変化している
近年、日本社会におけるビジネス環境が急速に変化し、業務で発生する課題も複雑化してきています。そのため、1つの部門のみでは課題を解決できないことが多くなってきました。
今まで以上の成果を得たり、課題をスムーズに解決したりするためには、IT部門や営業部門、マーケティング部門などの各部門の専門的な知識を取り入れながら、部門間で積極的にコミュニケーションをとる必要があります。したがって、今後は社内における各部門の連携がますます重要視されてくるでしょう。
テレワーク化が進んでいる
働き方改革や新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入する会社が飛躍的に増えてきました。自宅でテレワークを行うことで出社回数が減り、自然と社員同士のコミュニケーションも減少しています。
社内コミュニケーションが減ることで、情報共有できずに思い込みや誤解、不安などのさまざまな弊害が生じ、業務に影響を及ぼすことになるかもしれません。それを回避するためには、テレワークを行った状態でも、社員同士が積極的にコミュニケーションできる環境を急いで整備する必要があります。
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社内コミュニケーションが不足するとどうなる？
社内コミュニケーションが不足すると、社員同士の意思疎通や情報連携がとれなくなり、業務の意思決定に時間がかかったり、ムダが生じたりするようになります。その影響で、作業が遅延したり、顧客の要望や情報などがうまく伝わらないなどの問題が発生し、顧客から不信感を受けることなってしまったりするかもしれません。
また、社内コミュニケーション不足が長期で続くと、社員のモチベーションの低下や精神的なストレスが増加し、社員一人ひとりの心の問題や離職問題にまで発展してしまうことも考えられます。それを防止するためには、すぐにでも社内コミュニケーションの現状を把握し、改善を行うべきでしょう。
社内コミュニケーションを活性化させる3つのメリット・効果
次に、社内コミュニケーションを活性化させることで得られる3つのメリットや効果を紹介します。
社員のエンゲージメントアップ
社内コミュニケーションを活性化させることで、社員のエンゲージメントがアップし、会社に貢献したいという自発的な心が芽生えてきます。社員のエンゲージメントとは、社員の会社に対する思い入れや愛着を意味し、社員と会社が共に一体となって成長し合うような関係になることです。
社員全員のエンゲージメントが高まれば、誰もが気軽に自分の意見を発信するようになり、組織内に一体感が生まれてきます。さらに、人材の定着などにも繋がるため、会社にとってかなりプラスになると予想されます。
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情報共有が円滑に進む
社内コミュニケーションが活性化すると、情報共有や情報交換がスムーズに行われるようになり、業務上のトラブルやミスなどを早期発見したり、未然に防ぐことができるようになります。
また、取引先や顧客からの問い合わせにも問題なく対応できるため、顧客満足度の向上にも繋がってくるでしょう。今までよりもさらに仕事の連携がうまくできるようになり、業務効率化や生産性向上の実現も期待できます。
新しいアイデアが生まれるきっかけに
一つの部署内だけで新しいアイデアを生み出すことが難しくても、他部署の社員と積極的にコミュニケーションをとることで、思いもよらない優れたアイデアが生まれることがあります。
そのアイデアを自社のビジネスに活かすことで、顧客に価値の高いものを提供できるようになり、やがては事業成長にも繋がってくるでしょう。そのためにも、部署の範囲を超えてコミュニケーションができる場の整備をすることが大切です。
社内コミュニケーションを活性化させるための取り組み例
社内コミュニケーションを活性化するためには、コミュニケーションしやすい環境作りやきっかけ作りなどが重要です。そのためには、実際にどのような取り組みがおこなわれているのかを紹介します。
オフィスコーヒーを導入する
近年、コーヒーメーカーを休憩所などに置き、オフィスの中で気軽にコーヒーを楽しめるスペースを設けている会社が増えてきました。このようなオフィスコーヒーの導入により、社員を緊張感のある仕事から一時的に解放し、休息の場を与えることができます。また次の業務へ取り組むスイッチにもなります。また、コーヒーメーカーの周辺に社員が集まることで、自然と社員同士のコミュニケーションが生まれやすくなります。
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社内イベントを開催する
社内イベントは、普段交流しない社員同士がコミュニケーションをとるきっかけを作ってくれます。社員が自発的に多くの人とコミュニケーションをとるようなイベントを開催することで、社内コミュニケーションの活性化や社内の雰囲気作り、社員のモチベーションの向上などに役に立ちます。これは、会社側から見ても組織全体の一体化や離職率の低下などに繋がり、多くのメリットをもたらしてくれるでしょう。
社内イベントには、社員旅行や運動会などの大掛かりなものもあれば、お花見やボウリング大会、忘年会などの小さなものもあります。どのようなイベントを開催するかは、会社規模やタイミング、予算などを考慮し、社員が喜んで参加してくれるようなものを選ぶことが大切です。
フリーアドレスを導入する
社内コミュニケーションを活性化させるために、フリーアドレスを導入するというのも1つの方法です。フリーアドレスとは、社員の座席を固定せずにノートパソコンなどを活用しながら、好きな場所に座って作業するワークスタイルです。なかには、フリーアドレスで働くというと、働きにくいのではないかと思う人もいるかもしれませんが、慣れてしまえば固定席を決められてしまうよりも逆に働きやすいと感じる人も多くいます。
フリーアドレスであれは、業務上であまり関わりが少ない人と席が近くなることもあり、部門やグループ、役職を越えて、広範囲な人々とコミュニケーションをとるきっかけを作ることができるでしょう。
チャットツール・会議ツールを導入する
「拠点がいくつもある」「部署が多い」「在宅勤務を行っている」という会社の場合、社員同士の連絡にメールや電話だけを使っていると、狭い範囲でしか会話する機会がありません。社員がさらに広範囲な相手と自由にコミュニケーションを行うためには、チャットツールや社内SNS、Web会議システムなどを導入すると良いでしょう。
このようなコミュニケーションツールは、業務に関する質問や相談だけでなく、業務に関係のないやりとりなども自由に発言できるように設定しておくことで、社員同士が気軽に利用できるようになります。
1on1ミーティングを導入する
社内コミュニケーションを活性化させるための対策として、1on1ミーティングが注目されています。1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う対話のことを言いますが、評価面談や業務管理のための面談とは異なります。
1on1ミーティングは、1週間、または月に1度くらいの短いサイクルで定期的に実施し、上司が部下の抱えている悩みや課題を聞きとり、今後の展開や解決に向けて共に話し合うものです。それにより、上司が一方的に部下に業務を指示する今までのような関係ではなくなり、共に問題解決に向けて考えていく仲間のような信頼関係が生まれてくるようになります。
1on1ミーティングの目的は、部下にアドバイスを与えて部下の能力を引き出し、育成することですが、これを実行することで社内の雰囲気が向上し、働きやすい職場環境に整えられるというメリットもあります。
社内報で情報発信する
会社の規模が大きくなるほど、他の部署でどのような人が何の仕事をしているのかが、わからなくなりがちです。そのような場合、社内報で情報発信することで、社員全員に会社に関する最新情報や業績、社員紹介など、さまざまなことを知らせることができます。
社内報とは、社内の出来事などを発信するための媒体であり、古くは新聞や冊子のような紙媒体がメインでした。最近は、アプリやイントラネット（社内ネットワーク）などのWEB媒体も多くなっています。社内報を定期的に発信することで、その情報をもとに社員同士がコミュニケーションをとる機会が増えてくると予想されます。
社内コミュニケーションの活性化を成功させるためのポイント
社内コミュニケーションが活性化されると、社員と会社の双方にメリットがあります。そこで、社内コミュニケーションの活性化を成功させるためのポイントを紹介します。
社員からアイデアを募る
経営層だけで会社の方針や今後の計画などのアイデアを絞り出したとしても、現場にそぐわない案が出てしまうこともあります。また、経営層が決めたアイデアを一方的に社員に伝えるだけでは、社員は経営層の考え方がわからず、中には不満を抱えてしまう人も出てくるかもしれません。
それを解決するには、社員からも積極的にアイデアを募集すると良いでしょう。そのためにも、さまざまな社内運用やコミュニケーションツールを利用して、社員にも会社の目的や方針をできるだけ共有することが大切です。
費用対効果を意識する
社内コミュニケーションの活性化のための制度やツールをやみくもに導入しても、必ずうまくいくとは限りません。導入にはコストや日数がかかることがありますので、費用対効果を意識しながら慎重に検討する必要があります。
また、どのくらい継続して運用できるかということも大切です。長期継続のためには、導入前に「社員が積極的に利用してくれるか」「運用できる社内体制か」なども調べておきましょう。
社内コミュニケーションの活性化における注意点
社内コミュニケーションが活性化すると、情報共有が進み、業務がスムーズになるというメリットがありますが、ここで、社内コミュニケーションを活性化させるにあたっての注意点を紹介します。
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自分たちの職場の課題を明確化しておく
社内コミュニケーション活性化のために、現場の声を聞き取らず、むやみに自社の課題解決に合わない制度を導入したり、イベントを実施したりしても、期待するような効果が得られない場合があります。それを防ぐためにも、導入や実施前に慎重に検討する必要があります。
まずは、コミュニケーションに関する自社の課題を把握し、明確化することが大切です。そのためにも、社内アンケートなどを実施して、現場の声を拾っていくと良いでしょう。
参加型のイベントは社員の意思を尊重する
社員参加型の社内イベントは、社員のモチベーションを向上させる良い機会ですし、社内コミュニケーションの活性化も期待できます。しかし、実際に社員がイベントに参加するかどうかは、個々の意思を十分に尊重することが大切です。強制参加という形をとってしまうとイベントの雰囲気が下がってしまい、社員に大きな負担がかかる場合があります。
社内コミュニケーションの改善はオフィスコーヒーの導入がおすすめ
社内コミュニケーションを活性化させることで、社員の満足度が高まり、社員と会社の双方にメリットが生まれます。そのためには、コミュニケーションツールの導入や制度を取り入れるなどのさまざまな取り組み方法がありますが、なかには予想以上の費用や日数がかかったり、社員に思うように利用されなかったりするなどの課題点もあります。
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