社内コミュニケーションツールとは？
選び方や運用のポイントを解説
【本記事のポイント4つ】
- 1.リモートワークが多くの企業で導入されている現在、社内コミュニケーションの活性化のためにはコミュニケーションツールの導入が重要である。
- 2.社内コミュニケーションツールを導入することで、情報共有の効率化や組織の生産性向上につながるなどさまざまなメリットがある。
- 3.実際に、社内コミュニケーションツールには、目的や用途に応じて多くの種類があるが、オフラインでの施策ならオフィスコーヒーサービスがおすすめ
- 4.ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら、低コストで簡単にオフィスコーヒーを導入でき、社内コミュニケーションの課題解決に役立つ。
リモートワークなどの分散勤務や時差出勤など社員の働き方が見直されている昨今。社内コミュニケーションのあり方も変化し、コミュニケーションの重要性が浮き彫りになってきました。実際に、社内コミュニケーションツールの導入を検討している担当者も多いのではないでしょうか。
社内コミュニケーションツールは、ただ社員同士のコミュニケーションを維持できるだけでなく、コミュニケーションを活性化するなどの魅力もたくさんあります。
この記事では、社内コミュニケーションツールを導入するメリットや種類、選び方などを詳しく解説していきます。ぜひ、参考にしてください。
社内コミュニケーションツールとは？
社内コミュニケーションツールとは、社員同士のコミュニケーションをスムーズに行うためのツールのことを言います。
例えば、リモートワークなどの分散勤務に対応したメッセージの送受信ができるチャットコミュニケーションツールや、メンバーの進捗管理やタスク管理などを行えるツールなどがあります。また、職場でのインフォーマルコミュニケーションなどを活性化するためのツールとしてはオフィスコーヒーサービスなどが挙げられます。
有料プラン・無料プランの違いについて
社内コミュニケーションツールには、有料プラン・無料プランなど使える機能に制限をかけている場合もあれば、一部無料で利用できるサービスも存在します。それぞれ用途に応じて費用をかけるかを検討すると良いでしょう。
例えば、チャットツールの場合、有料プラン・無料プランでファイルのアップロードの容量やグループ作成数などの制限の有無が変わるケースがあります。チャットツールを大規模チームで運用するなら、基本的に有料プランを採用したほうがツールの運用もスムーズです。
また、オフィスコーヒーのようにコーヒーメーカーは無料レンタルですが、コーヒー代が有料であるケースもみられます。もっと言うと、オフィスコンビニなどは初期費用や月額費用が高い場合もあります。
いずれも飲食代は社員負担となりますが、福利厚生として会社が一部負担すれば、従業員満足度向上につなげることも可能です。
社内コミュニケーションツールの導入が重要な理由
新型コロナウィルス感染拡大の影響もあり、企業では急速にテレワーク化が進んでいます。このように人と対面する機会が減る状況で、職場でのコミュニケーション不足を感じている会社員も少なくありません。
「テレワーク勤務する会社員と健康管理の調査結果」を見ると、テレワークにより「会話や雑談が減った」と回答した会社員は7割に上り、コミュニケーションがなくなることで孤独を感じる人も一定数いることがわかりました。
引用元：株式会社 PR TIMES「テレワーク勤務する会社員と健康管理の調査結果」
オフィス勤務、テレワーク時でも社内コミュニケーションを活性化することが重要であり、コミュニケーションを促すため、社内コミュニケーションツールの導入が必要です。
社内コミュニケーションツールを導入するメリット
社内コミュニケーションツールを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。主なメリットを3つ紹介します。
情報共有の効率化
社内コミュニケーションツールを導入することで、リモートワークなどの分散出社の環境下でも情報共有の効率化を促進できるメリットがあります。
従来のメールなどのコミュニケーションでは、情報の共有や確認をオンタイムで行うことは難しくなり、形式的な文面が多くなるので感情も読み取ることができなくなります。しかし、チャットツールを利用することで情報伝達スピードが格段に向上するだけでなく、相手の感情も測りやすくなるのです。
また、ファイルの管理やアップロードも手軽に行え、タスク管理機能も利用できるツールもあり、組織全体の業務効率化に大きく寄与できます。
リモートワークでのコミュニケーションも大切ですが、出社時のコミュニケーション促進も忘れてはいけません。オフィスコーヒーなどを導入することで、社員同士の対面でのコミュニケーションを促すだけでなく、情報交換の場としても活用できます。
組織の活性化による生産性の向上
社内コミュニケーションツールを導入することで、組織の活性化や生産性の向上などメリットがあります。
チャットなど社内コミュニケーションツールは、情報伝達スピードが早いことに加え、グループごとにチャンネルを作り会話もできるので、社内でのコミュニケーションもスムーズになります。チャットは感情が読み取りやすくなるので、お互いの考えや何に課題を感じているのかをキャッチしやすくなり、コミュニケーションも活性化していきます。
その他にも、職場にカフェスペースなどを設けるなど、人が集まり部署を超えたコミュニケーションを取りやすくする環境を作れば、職場でのコミュニケーションが活発化するだけでなく、他部署との交流を通じ新しいアイデアが生まれる可能性にも期待ができます。
このように組織全体の連携意識が高まることで、生産性も大きく向上し組織の活性化にもつなげられるのです。
職場の雰囲気の改善
社内コミュニケーションツールは、社員同士のコミュニケーションを円滑にし、職場の雰囲気の改善にも役立てられます。
テレワークなどの影響で、社内でのコミュニケーションが不足し「孤独」や「不安」を抱える社員が増えていますが、なかでも上司や先輩の指導を必要とする若手社員がメンタルヘルスの不調に陥る事例も少なくありません。
この問題をそのままにしてしまうと新人が育たず、仕事が上手く回らなければ職場の雰囲気も悪化し、結果として生産性が低下するなどの悪循環を生んでしまいます。
社内コミュニケーションツールを利用して、円滑なコミュニケーションを促せば、気軽に雑談や会話も行えるようになり、結果として職場の雰囲気も良くすることができるのです。
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社内コミュニケーションツール それぞれの特徴を比較
社内コミュニケーションツールには、目的や用途に応じた様々な種類があります。そのなかでも、社内コミュニケーションの活性化に役立つのが、これから紹介する「サンクスカード」「オフィスグリーン」「飲食サービス」「チャットツール」「グループウェア」です。それぞれ特徴を比較してみましょう。
サンクスカード
サンクスカードとは、仕事のなかで感じた「感謝」の気持ちをカードに書いて相手に送り合う制度です。社内コミュニケーションの活性化や、社員同士の信頼関係を築く目的で活用されます。
感謝の気持ちはチャットやメールでも伝えることができますが、あえて手元に残るサンクスカードを用いることで、 社員の継続的なモチベーションアップにもつなげられ、組織全体の活性化に寄与できます。
リモートワークや時差出勤などで直接相手に手渡すのが難しい場合には、ポストを投函するなど仕組みを作ることで、制度の定着を促すようにしましょう。
オフィスグリーン
オフィスグリーンとは、オフィスに観葉植物を取り入れることを言います。
オフィスに植物を取り入れた空間に変えることで、ストレス軽減、眼精疲労の緩和などの心身的な効果があるだけでなく、社内コミュニケーションの活発化も期待できます。
観葉植物などに囲まれることで、無機質で圧迫感のある個室、会議室などが開放的でリラックスした空間に生まれ変わります。その結果、仕事をする社員の心にも余裕が生まれ、社員同士のコミュニケーションも取りやすくする状態を作ることができるのです。
飲食サービス
社内コミュニケーションツールとは異なる印象を持つかもしれませんが、オフィスコーヒーやオフィスカフェなども社内コミュニケーション活性化のために役立つツールの一部です。
人の集中力は長くは持ちません。そのため、仕事の合間でも休憩を挟み、頭を休ませることで生産性を上げ、仕事のクオリティも向上していくことができます。「コーヒーブレイク」という言葉があるように、休憩時間にコーヒーを飲むことで一息つくことも大切です。
社内で「コーヒーブレイク」ができる空間を提供することで、自然と人が集まり社内コミュニケーションの活性化につなげられます。
チャットツール
チャットツールとは、PCやスマートフォンなどを介し、オンライン上でコミュニケーションが取れるツールを言います。
テレワークなどでコミュニケーションが取りづらい環境でも、円滑なコミュニケーションが実現できるため、社内コミュニケーションを活性化させるためのツールとして導入されています。
チャットツールは、メールと比較して情報伝達速度が早いというだけでなく、スタンプやリアクション機能も活用できるため、気軽に会話でき相手の感情も掴みやすい特徴があります。また、グループごとにチャンネルを作成することで情報共有もしやすくなるので、タスク管理も可能です。
グループウェア
グループウェアとは、スケジュールや業務管理、情報共有などのコミュニケーションができるアプリやソフトウェアを言います。ワークフローやスケジュール管理機能があるため、業務での情報共有や進捗確認などに活用できます。
グループウェアには、自社のサーバーの中にインストールするオンプレミス型、インターネットサーバーを活用するクラウド型があります。オンプレミス型は自社でカスタマイズが可能で既存システムと連携がしやすいメリットがあり、クラウド型はインターネット環境があれば、社内外でコミュニケーションが取れることが特徴です。
社内コミュニケーションツールを選ぶためのポイント
社内でコミュニケーションツールを活用し定着させるためには、自社の目的や用途にあったものを選ぶ必要があります。以下4つのポイントを抑え、社内コミュニケーションツールを選ぶようにしましょう。
機能
社内コミュニケーションツールを選ぶ上で、重要となるのが「機能」です。社内コミュニケーションツールは、自社の課題や目的、用途に合わせた機能が搭載されているものを選ぶ必要があります。
例えば、会議で発生する移動時間やコストを削減したいならビデオ通話が可能なWeb会議システムを導入するなどまずは課題と目的を整理してから、それに合う機能を選択するようにしましょう。
費用
次に大切なのが「費用」です。法人で社内コミュニケーションツールを利用する場合はコストが発生するケースがほとんどです。費用対効果に配慮しながら、適切な価格で提供してるツールを選ぶようにしましょう。
しかし、社内コミュニケーションツールは使ってみなければその良さやメリットも把握しづらいのも事実です。そういう場合には、お試し期間を用意しているサービスも多くあるので、まずはお試しで使用してみるのもおすすめです。
サポート体制
社内コミュニケーションツールの「サポート体制」が充実しているかも無視できないポイントです。サポート体制が充実しているサービスを利用すれば、導入から運用までスムーズに行えるので、社内での定着も早く実現することができます。
また、社内コミュニケーションツールを利用していくなかで、トラブルが発生してしまうとコミュニケーションが滞ってしまう恐れもあります。サポート体制が充実したサービスを利用すれば、迅速にトラブル解消に動いてくれるので心配もありません。
企業にマッチしているか
何より大切なのが企業にマッチしているサービスかをみることが大切です。現状の社内コミュニケーションの課題が解決されなければ、コミュニケーションツールを導入しても意味はありません。
社内コミュニケーションツールの効果を最大限発揮するためには、導入に向けてツール定着を推進する担当などを設定するのが良いでしょう。
ネスレ日本が提供している「ネスカフェ アンバサダー プログラム」では、オフィスコーヒーの導入・推進担当を「ネスカフェ アンバサダー」と称しており、その担当者がいることで職場で定着しやすくしている事例もあります。
社内コミュニケーションツールを効果的に運用するためのコツ
社内コミュニケーションツールを効果的に運用する方法には以下の2つが挙げられます。
- ● 導入目的や使い方を社員に共有する
- ● 目的に応じてツールを使い分ける
社内コミュニケーションツールをただ導入しただけでは、効果は期待できません。上記の方法を意識して社内コミュニケーションツールを効果的に運用することで、初めて組織の活性化などに役立てられます。
導入目的や使い方を社員に共有する
基本的なことになりますが、社内コミュニケーションツールを導入する目的と使い方を社員に共有するようにしましょう。導入目的を曖昧にしたまま運用してしまうと、社員にも利用してもらうことができません。
具体的な目的を共有することに合わせ、社内コミュニケーションツールの使い方もしっかり共有していくことも重要です。そうすることで、社員へ利用を促せるだけでなく、スムーズな運用を実現できます。
使い方や運用方法、裏技・コツなどが動画でアップされていたり、ネットで公開されているので参考にしてみるのも良いでしょう。
目的に応じてツールを使い分ける
同じ社内コミュニケーションツールでも、目的に応じてツールを使い分けることが大切です。例えば、リアルタイムで情報を共有したい場合はチャットツールを、重要な事項を漏れなく共有したい場合はWeb会議を使うなどして使い分け、複数のツールを「併用」しながらコミュニケーションを取っていくことも必要です。
また、ハイブリッド型の働き方の場合、オンラインとオフラインで社内コミュニケーションツールを使い分けると良いでしょう。例えば、オフラインのコミュニケーション活性化の取り組みとして、オフィスコーヒーの導入がおすすめです。
社内コミュニケーションツールを導入する際の注意点
社内コミュニケーションを活性化させることで、社員の満足度が高まり、社員と会社の双方にメリットが生まれます。そのためには、コミュニケーションツールの導入や制度を取り入れるなどのさまざまな取り組み方法がありますが、なかには予想以上の費用や日数がかかったり、社員に思うように利用されなかったりするなどの課題点もあります。
社内コミュニケーションツールを導入するにあたり、セキュリティ対策に配慮し、情報漏洩を防ぐ対策が必要です。場所を選ばないリモートワークはもちろんですが、社内であっても情報漏洩に気をつけなければなりません。
例えば、リモートワークであるなら「社外秘の内容を共有する場合は、外部の人間に権限を与えない」「フリーWi-Fiを使用しない」などルール化する必要があります。
また、オフィスコーヒーやオフィスコンビニなどを設置する場合、支払い方法や支払うタイミングなどを決めておくことも大切です。
自社で社内コミュニケーションツールを使いこなそう
社内コミュニケーションツールを使いこなすことで、業務効率化や生産性の向上につながるなど、会社組織にとっても様々なメリットがあります。社内コミュニケーションツールはただ導入するだけでなく、会社の目的や課題に合ったものを選び、社内で定着させることが大切です。
社内コミュニケーションツールにはさまざまなものがありますが、なかでもおすすめなのはオフィスコーヒーの導入です。「ネスカフェ アンバサダー プログラム」では、コーヒーメーカーを無料で使え、会社の仲間たちと多彩なカフェメニューを楽しめます。
低コストで簡単に導入できますし、自分たちの好みに合わせてコーヒーメーカーを選べ、本格的なコーヒーを楽しむことができるサービスなので、社内コミュニケーション活性化のツールの１つとして検討してみてください。
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