社内コミュニケーションを活性化させるには?
6つの施策例と成功のコツを解説

社内コミュニケーションを活性化させるには?6つの施策例と成功のコツを解説?

【本記事のポイント4つ】

  • 1.社内コミュニケーションに課題を感じている企業はとても多い。
  • 2.社内コミュニケーションを活性化させることで、組織力の強化や新しいアイデアの創出につながるなどさまざまなメリットがある
  • 3.社内コミュニケーション活性化の施策においては、さまざまあるがそのなかでも簡単に導入できるオフィスコーヒーの導入がおすすめ。
  • 4.ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら、低コストで簡単にオフィスコーヒーの導入を実現でき、社内コミュニケーションの活性化に役立つ。

【目次】

社内のコミュニケーションに課題を感じ、活性化させるための取り組みを行いたいと考えている担当者も多いのではないでしょうか。この記事では、社内コミュニケーションの活性化により感じられるメリットや施策例などについて詳しく紹介します。社内のコミュニケーションに悩んでいる担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

企業における社内コミュニケーションの実態と課題

具体的な施策やポイントを紹介する前に、まずは企業における社内コミュニケーションの実態や課題について見ていきましょう。

社内コミュニケーションに課題を感じている企業は多い

テレワーク化が進んだことで、社内のコミュニケーションに課題を感じている企業は少なくありません。実際に「社内コミュニケーションに関するアンケート2021」によると、社内コミュニケーションに課題があると回答した企業は7割にも上り、自社の社内コミュニケーションに悩みを抱えている企業は多いことがわかります。

出典:社内コミュニケーションに関するアンケート2021 結果報告|HR総研

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特に「情報共有」に課題を感じている企業が多い

同調査によると、社内コミュニケーションが不足することで「迅速な情報共有」に支障が出ると回答した企業は約9割と、特に多くなっています。テレワーク化によって突然慣れないオンラインでのコミュニケーションを余儀なくされたことで、対面でのコミュニケーションからの切り替えがうまくいかず、結果としてコミュニケーション不足により迅速な情報共有がしにくい状況となっているようです。

情報共有が円滑に行われなければトラブルやミスが発生しやすくなるため、こうした面からも社内コミュニケーションの改善は必要不可欠だといえるでしょう。

社内コミュニケーションを活性化させる5つのメリット

社内コミュニケーションを活性化させる5つのメリット

ここからは具体的に社内のコミュニケーションを活性化させることで得られる5つのメリットについて紹介します。

組織力・チーム力が強化される

社内コミュニケーションが上手くいくと、企業文化も浸透しやすくなります。企業文化とは企業と社員が共有する価値観や行動様式のことで、一般的には戦略的・意図的に企業が作り上げるものです。そのため、多くの企業では企業理念や経営理念、スローガン、行動指針などとして明確に示されています。

企業としての一貫した価値観や行動指針が社内の共通認識として社員に共有されていれば、全員が同じ方向を向いて業務を遂行することができます。経営や現場など各部門での判断にもギャップが生じにくくなり、組織力も強化できるでしょう。

業務効率・生産性の向上につながる

社内コミュニケーションの活性化により、情報共有がスムーズに行えるようになれば、業務の効率化や生産性の向上が期待できます。会社での仕事の多くは一人で完結できるものではなく、誰かと協力して行うことがほとんどです。

スムーズにコミュニケーションがとれる環境であれば、お互いの業務の負担や進捗状況などが把握しやすくなり、業務の分担や調整ができるため、各メンバーが効率的に働けるようになるでしょう。また、お互いにちょっとした確認や相談ができればミスやトラブルも未然に防ぐことができ、万が一問題が発生した時もチームで迅速に対応することができます。

新しいアイデアが生まれやすくなる

社員同士のコミュニケーションが取りやすくなると自然な会話や雑談が気軽に行えるようになります。もしかしたら、何気ないふとした会話から事業における新たなアイデアが生まれるかもしれません。

普段から積極的なコミュニケーションの機会を設けることで、上司などに気を遣うことなく自分の意見を言いやすくなります。すると、会議などの場でも自然と誰でも発言しやすく、自由にアイデアを出し合える雰囲気が醸成されるでしょう。その結果、活発で前向きな意見交換の場ができ、自由な発想からそれまでにないアイデアや新たな技術が生まれる可能性が高まります。

顧客満足度向上につながる

コミュニケーションの活性化は、顧客満足度の向上ももたらします。なぜなら、社員間で顧客情報の共有や引継ぎが漏れなくされていると、顧客からの問合せやクレームなどに対して適切かつスムーズな対応が可能になるからです。顧客一人ひとりに合わせた質の高いサービスが提供できるようになり、顧客からの信頼度や満足度の向上にもつながります。

また、顧客満足度が高まれば、顧客からポジティブな意見や励ましなどをもらうことが増えてきます。社員のモチベーションも向上し、さらに顧客に質の高いサービスを提供できるようになるなど、好循環が生まれるでしょう。

社員の定着率向上が期待できる

社内コミュニケーションが活性化すれば、職場の人間関係が改善され、社員の定着率が向上することが期待できます。人間関係は離職が多い理由の一つです。人間関係があまりよくないと、ちょっとしたことですれ違いが生じるだけでなく、仕事上の悩みや不安を誰にも相談できずに一人で抱え込まなければなりません。

しかし、人間関係が良い職場なら悩みがあっても気軽に上司や同僚に相談でき、ストレスを軽減することができます。また、親しい同僚がいることは仕事のモチベーションにもつながるため、結果として社員の離職率を低下させ、定着率を向上させることができるでしょう。

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社内コミュニケーションの活性化度を把握する方法

社内コミュニケーションの活性化によりもたらされるメリットはたくさんありますが、実際に活性化度を判断するにはどのようにすれば良いのでしょうか。コミュニケーションの活性化度を把握する方法としては、以下のようなものがあります。

  • ● 社員満足度調査(ES調査)
  • ● ストレスチェック

社員満足度調査では、目的を社員コミュニケーションの活性化に設定し、それに合わせた質問を行うことで、客観的かつ定量的にコミュニケーションの活性化度を把握することができます。一方、ストレスチェックでも職場の雰囲気や人間関係などについての質問項目から、コミュニケーションの度合いを測ることができます。

社内コミュニケーションを活性化させるためのアイデア

社内コミュニケーションを活性化させるためのアイデア

ここからは、実際に社内コミュニケーションを活性化させるためのアイデアについて紹介します。

オフィスコーヒーの導入

オフィスコーヒーの導入

オフィスコーヒーを設置することで、社員は手軽にコーヒーを楽しめるようになり、多くの社員が気分転換や集中力向上のためにコーヒーマシンに集まるようになります。すると、コーヒーを飲みながらのリラックスした雰囲気で、普段あまり話したことが無い人や上司などとも自然な会話が生まれ、社員間のコミュニケーションも活発になるでしょう。

ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」では、コーヒーメーカーをレンタル料無料で提供しています。コーヒーメーカーは用途に合わせて選択できます。ドリンクも1杯20円から多彩なメニューを楽しむことができ、さらに故障の場合も修理や交換費用は無料なので、導入コストを抑えつつオフィスコーヒーを導入することが可能です。

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フリーアドレス制度

フリーアドレス制度

フリーアドレスとは、職場内で固定席を持たず、好きな席に座って働くスタイルのことです。席が固定されている場合、基本的には役職や同じ部署、チームごとにまとまって席を作るため、必然的にコミュニケーションをとる人間が限られてしまいます。

一方、フリーアドレスを採用した場合はそれぞれの社員がその時々で好きな席を選べるため、いつどのような人と近くの席になるのか分かりません。そのため、固定席の場合と比べ、より多くの人と偶発的にコミュニケーションが取れるようになります。

部署やチーム、職種などが異なる人と関わりを持つことで、同じ組織の中だけでは見えてこなかったこれまでにないアイデアが浮かんだり、業務を効率化できたりするかもしれません。

社内イベントの開催

フリーアドレス制度

社内イベントを開催し、意図的に普段なかなか交流がない社員同士がコミュニケーションをとれる場を作るのも良いでしょう。社内イベントの具体的な例としては、運動会や社員旅行、お花見、忘年会などが挙げられます。これらは業務と全く関係なく、業務時間外に行われることが多いため、よりプライベートな雰囲気でお互いの親睦を深めることができるでしょう。

一方、業務時間内に行われる社内表彰制度や社員研修会なども社内イベントの一つです。これらのイベントは明確な目的を持って開催されるものなので、社員同士のコミュニケーションを活性化させつつ、会社としてのビジョンを共有したり、社員のモチベーションを向上させたりすることにも役立ちます。

サンクスカード

サンクスカード

サンクスカードとは、普段感じている「感謝」の気持ちをカードに書いてお互いに贈りあう制度のことです。部署や役職に関係なく、仕事で助けられたことや素晴らしい行動を讃え合うことにより、良いコミュニケーションを生み出すことができます。

自分の行動が人から感謝されると、社員はやりがいを感じ、もっと頑張ろうという仕事へのモチベーションに繋がります。また、具体的な行動に関して感謝されれば、自分のどのような行動が良かったのかを客観的に知るきっかけにもなり、より優れたパフォーマンスが発揮できるようになるかもしれません。特にオンラインでの業務が主流となっているなかでは、社員の交流のきっかけづくりに役立つでしょう。

ピアボーナス

ピアボーナス

ピアボーナスとは、社員同士で報酬を贈り合う制度のことです。サンクスカードと同様に、他の社員の良かったところや優れた成果に対し、アプリやシステム上でメッセージを添えて少額の報酬を贈ることができます。贈られたポイントは会社の用意する特典などと交換したり、インセンティブ制度として別途振り込んだりすることが可能です。

報酬を贈った分だけコミュニケーションが増えるのはもちろん、社員のモチベーションが向上したり、他人からの評価の基準が可視化されることで、業務改善なども期待できます。また、互いに褒め合うことで職場の雰囲気を明るくしたり、従業員の会社への愛着心を持ちやすくしたりすることにも役立つでしょう。

経営層と社員の交流会

経営層と社員の交流会

いくら社員同士のコミュニケーションが活性化したところで、経営層と社員との間でコミュニケーションが不足してしまうと、企業理念や経営ビジョンの浸透などに影響が出てしまいます。すると、経営層と現場の社員の間でギャップが生まれ、思うように事業や業務が進まなくなるかもしれません。

このような事態を防ぐためには、経営層と現場の社員がコミュニケーションを取れる場を設けると良いでしょう。例えば、食事会などはあまり堅苦しくなく気軽なコミュニケーションが取りやすいためおすすめです。経営層から直接話を聞くことで、社員は経営層と同じビジョンを持って行動できるようになり、組織としての結束力を高めることにもつながるでしょう。

社内コミュニケーション活性化における施策の決め方

社内コミュニケーション活性化における施策の決め方

ここまで社内コミュニケーション活性化のための施策を紹介してきましたが、さまざまな取り組みが可能なため、どの施策を実施すべきか悩む人もいるでしょう。そこで、ここでは施策を決める際のポイントについて解説します。

導入しやすいアイデアから始める

コミュニケーション活性化のために取り入れる施策は、導入や運用のしやすさや短時間で成果が出るかどうかなどの観点を意識しつつ、まずは小さく始められるものから選ぶと良いでしょう。

例えば、オフィスコーヒーは比較的低コストで導入でき、導入後の運用もしやすいためおすすめです。繰り返し企画・実施の手間がかかる社内イベントなどと比べ、基本的にオフィスコーヒーは定期的なマシンのメンテナンスだけで済み、自然なコミュニケーションが生まれやすくなります。

社内アンケート調査で施策のアイデアを募集する

社内アンケート調査を実施し、施策のアイデアを社員から直接募集するのも良いでしょう。社員の生の声を聞くことで、社員が何を求めているかを可視化でき、より効果的な施策の導入が可能になるかもしれません。

また、事前にアンケートを実施することで、結果内容から表向きには分かりにくい事情や考えなども把握することができます。社員に配慮した施策が導入できれば、効果的かつ継続的に施策を実施できるでしょう。

社内コミュニケーション活性化を成功させるためのコツ

社内コミュニケーション活性化を成功させるためのコツ

最後に、社内コミュニケーションの活性化を成功させるためのコツについてお伝えします。

目的・ルールを社員に共有する

施策を実施する際には、あらかじめ社員に施策を行う目的やルールを共有するようにしましょう。目的が不明確だと、社員は施策の意義を感じにくく、運用がうまくいきません。

コミュニケーションを活性化させるためには、チームや部署だけで完結するのではなく、各組織の垣根を超えて会社全体で取り組む方が効果的です。多くの社員が積極的に施策に取り組めるように、施策の目的やルールは経営層から社員にしっかり周知しておきましょう。

導入しっぱなしにしない

持続的にコミュニケーションの活性化を測りたいのであれば、施策を導入して満足するのではなく、導入した施策についてはPDCAサイクルを回して、都度改善を図る必要があります。

定期的に社員にヒアリングを行い、施策に対するフィードバックを受けることで、良かった点や改善すべき点が見えてくるでしょう。他社の成功事例なども参考にしながら改善と実施を繰り返していけば、より円滑で効果的なコミュニケーションの活性化が図れるようになるはずです。

社内コミュニケーションの活性化にはオフィスコーヒーを導入しよう

社内コミュニケーションを活性化させる施策には、さまざまな方法があります。その中でもオフィスコーヒーは比較的コストが低く手軽に導入でき、導入後の運用もしやすいためおすすめです。

ネスレの「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら、用途に合わせて選べるコーヒーメーカーを無料でレンタルできることに加えて、本格的なコーヒーや、バラエティ豊かなカフェメニューを楽しめます。社内コミュニケーションの活性化を図りたいと考えている方は、ぜひ申し込みをご検討ください。

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