リフレッシュできる「休憩室」や「リラックススペース」の作り方｜重要性やポイントを丁寧に解説
【本記事のポイント4つ】
- 1.オフィスにおける休憩室・リラックススペースは従業員がリフレッシュする・交流するなどの役割をになっている
- 2.休憩室・リラックススペースを設けることで会社のイメージアップ・従業員の満足度向上につながる
- 3.休憩室・リラックススペースを設ける際は、設置場所に気をつける、利用ルールを決めるなどが重要である
- 4.休憩室・リラックススペースを設けるのが難しい場合は、「オフィスコーヒー」の導入が手軽でおすすめ。ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら、設置スペースに困らずにコスパ良く休憩スペースを設置できる。
休憩室やリラックススペースは、従業員にとってリフレッシュできる空間であり、交流の場です。休憩室を設置したり、リラックススペースを用意しても重要性を理解していなければ、設置によって得られる効果は半減してしまいます。
そこで本記事では、従業員がくつろげる休憩室やオフィス内のリラックススペースの作り方や必要性を解説します。休憩室の設置によって得られる効果や導入におすすめの設備も紹介しています。この記事をお読みいただき、休憩室・リラックススペースを作る際の参考になればと思います。ぜひ最後までご覧ください。
オフィスの休憩室・リラックススペースの役割と重要性
オフィス業務の合間に一息つける休憩をとることが大切と感じている人は、8割以上に上るという調査結果があります。JTが2022年6月～7月に実施した「職場の休憩に関する調査」の結果によると、「こまめに休憩を取ることが必要」だと回答した人は、全体の8割以上を占めていました。
調査結果から、仕事の合間にこまめな休憩を取る必要性を感じていることが読み取れます。ただし、実際は休憩を取りたくても、休憩をせずに働き続ける人が周囲にいるため「休憩が取りづらい」と感じる人が多いとされています。
たとえば、上司が休憩を取らずに仕事をしていると、部下は上司の手前、休憩を取りたくても我慢する傾向にあります。また、上述した調査結果では、6割を超える回答者が仕事を続ける上司や同僚などの手前、休憩を取るのをやめたという経験をしていることがわかりました。
こまめな休憩を取ることは、従業員の健康保持や業務効率の向上につながるといわれています。定期的に一息つくことで頭の中がクリアになり、休憩前よりも業務効率が上がる、アイデアがひらめくなど、よい効果が期待できるからです。
また、デスクワークの場合、長時間同じ体勢になり血流が滞りやすいため、簡単にできるエクササイズをして血行をよくすると仕事の効率も上がりやすくなります。リラックスでき、簡単なエクササイズができるスペースを確保した休憩室を作り、従業員の満足度を高めましょう。
オフィスに休憩室・リラックススペースを設けるメリット
社内に休憩できるスペースを設けることで、社内コミュニケーションの活性化や従業員満足度の向上、リフレッシュできる環境の整備、会社のイメージアップなどの効果が期待できます。以下では、それぞれのメリットを詳しく解説します。
社内コミュニケーションの活性化
休憩室を利用する従業員が増えれば、普段会話をする機会がない人と交流できるため、社内コミュニケーションの活性化につながります。休憩できる場所がないと、従業員は自席やそれぞれの持ち場で休憩を取ることになり、部署内の決まった相手としか会話ができず、他部署の従業員とコミュニケーションをする機会は作れないでしょう。
従業員が利用しやすい休憩スペースを設けることで、さまざまな部署の従業員が休憩に訪れるたびに異なる相手とコミュニケーションを取る機会を自然に作り出すことが可能です。従業員同士の会話が増えると、オフィス内のコミュニケーションが活発になります。それによって、部署間の連携がうまく取れるようになり、会社全体の生産性の向上も期待できます。
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従業員の満足度の向上
休憩室やリラックススペースに必要な設備を整えることで、従業員はしっかり休息が取れるようになり、自社の職場環境を充実させられます。従業員が好きなときにリラックスできる休憩室やリラックススペースがあれば、快適なオフィス環境を提供してくれた会社に対する評価が高まります。
一方で、居心地が悪い休憩室やリラックススペースを作ってしまうと、従業員はゆっくり休憩ができず、オフィス環境の改善をしない会社に対して不満をもつようになるかもしれません。
さらに、不満が募ることで、会社を退職する従業員が出てくる可能性があります。従業員のオフィス環境に対する満足度が高まれば、会社に対する信頼度を高めることができます。
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従業員がリフレッシュできる環境づくり
休憩室やリラックススペースをオフィスに設置した場合、業務中でも従業員がリフレッシュできる環境を整備できます。たとえば、休憩室やリラックススペースに観葉植物やフェイクグリーンを置いたり、座ってくつろげるソファを設置したりするなどの工夫が挙げられます。緑色はストレスの軽減効果が期待されているため、植物の導入をおすすめします。
他にも、休憩室やリラックススペースをおしゃれなカフェ風の内装にしたり、眺めのよい場所に設置したりすることで、利用率を高められます。従業員が休憩室を利用して気分転換ができれば、疲労や集中力を回復できるでしょう。その結果、仕事の効率が上がり、生産性の向上も目指せます。
会社のイメージアップにもつながる
おしゃれな雰囲気の休憩室やリラックススペースは、取引先や関係者とのカジュアルな打ち合わせに利用できるため、会社のイメージアップに活かせます。
おしゃれな雰囲気の休憩室を利用した来訪者に対し、「福利厚生がしっかりしている会社」という印象を与えることができるでしょう。その結果、来訪者を通じて、「従業員が働きやすいオフィス環境を提供している会社」といった企業のイメージアップを図れます。
休憩室の設置によって会社のイメージアップにつながれば社会的な評価が高まり、従業員は自社で働くことや自分の仕事に誇りをもてるようになり、離職率が低下するといった複利効果も期待できます。
採用活動にも良い影響がでる
休憩スペースを設けて従業員が仕事のしやすい環境を整えることができれば、会社のよい評判を聞いた求職者が多く集まる可能性があります。自社に興味をもつ求職者が増えれば、優秀な人材を確保しやすくなります。
ただし、社外に向けたアピールを目的にした休憩室やリラックススペースを作っても、利用する従業員が満足感を得られなければ意味がありません。従業員が利用したいと思える休憩室やリラックススペースを作るには、従業員の視点に立ち、休憩室やリラックススペースの設備や内装を考慮することも大切です。
たとえば、仕事モードをオフに切り替えられるような、くつろげるスペースを設ける、設備を充実させるなど、工夫を凝らしましょう。従業員を対象にしたアンケートを実施して、要望や意見を取り入れるのもおすすめです。
オフィスに休憩室・リラックススペースを作る際に気をつけたいこと
休憩スペースを設置するときに知っておきたいことについて、以下で解説するので確認しておきましょう。また、すでに休憩室を設置しているものの、従業員に利用してもらえない、満足度が向上しないなど、お困りのことがある場合にも参考にしてください。
十分な広さを確保する
開放感のある広いスペースが確保された休憩室は、従業員がゆとりをもって利用できるため、気分転換をしたいときにおすすめの空間になります。休憩室が窮屈で開放的ではない場合、出入りがしづらくなったり、隣席同士の従業員の距離感が近くなりすぎて気軽に雑談ができなかったりする可能性があります。また、利用人数が限られてしまうために、休憩室を使えない従業員がストレスを溜める原因になってしまいます。
休憩室を設置する際は、利用する従業員の人数や座席の距離感、配置する家具の大きさなどを考慮したレイアウトに工夫しましょう。広々としたスペースを確保できれば、他の利用者の存在を気にせずに会話や雑談を楽しめるため、従業員同士のコミュニケーションの活性化につながります。
設置場所に気を付ける
休憩室やリラックススペースは、執務室からの音や視線が届かないできる限り離れた場所に設置するようにしましょう。執務室から離れた場所に作れない場合は、パーテーションなどで空間を分けることも一つの方法です。
利用ルールを用意する
全従業員が休憩室やリラックススペースを快適に利用できるようにするには、使用ルールを決めておきましょう。休憩室やリラックススペースは全従業員が利用できるようにするべきですが、何もルールを決めずにいると、問題やトラブルを引き起こす恐れがあります。たとえば、飲食物の食べかすやゴミで室内が汚れる、休憩室やリラックススペースを長時間利用する従業員が出てくるなど、一部の利用者によって他の従業員が気持ちよく使えなくなるでしょう。
休憩室やリラックススペースを利用するルールを決める際は、室内の掃除は当番制にする、室内の備品は持ち出し禁止にする、持ち込みできる物を設定するなどのルールを設けるのがおすすめです。ただし、厳しく制限したルールになると、従業員に利用してもらえなくなるため、運営しながら効果を検証し、必要に応じて見直しをすることも大切です。
情報漏洩に気をつける
休憩室やリラックススペースで社外の人と打ち合わせを行う場合は、社内の機密情報の取り扱いに注意する必要があります。機密情報が社外に漏れると、本来、自社が得るはずの利益が失われたり、会社のイメージダウンにつながったりと、大きな損害を被るリスクが高まります。個人情報を外部流出させてしまった場合、損害賠償を起こされることもあるかもしれません。
情報漏洩を防ぐためには、休憩室やリラックススペースを利用する際は機密情報の書類は持ち込まない、パソコンを開いたまま放置しないなどの利用ルールを設け、リスク管理をしましょう。また、情報漏洩を未然に防ぐためにも、全従業員を対象に情報セキュリティ管理に関する勉強会や研修を実施するのもおすすめです。
マナーの周知をする
休憩室やリラックススペースを快適な空間として維持するには、利用ルールだけでなく、全従業員に室内の設備を使用する際のマナーも周知しておきましょう。従業員にマナーを周知することで、利用ルールには記載できない細かいことにも対応できます。たとえば、飲食物を持ち込む場合のゴミの分別や、仮眠を取る際の周囲への配慮、室内にある設備の片付け方などが挙げられます。
どのようなマナーが必要になるかは、休憩室の利用目的や企業文化によって異なります。休憩室で利用するすべての従業員がリラックスして過ごせる空間になるように、自社に合ったマナーをしっかり定め、従業員一人ひとりに周知する必要があります。
従業員の意見を取り入れる
休憩室やリラックススペースを設置する際は、会社側が一方的に決めるのではなく、従業員から集めた意見を取り入れることも重要です。休憩室を設置することを目的にすると、休憩は取れるものの、全くくつろげない、気軽に雑談ができないなどの不満が出る可能性があります。休憩室を設置しても従業員のニーズが満たされないため、社内の満足度の向上につながらないでしょう。
従業員の意見を集めるために、まず全従業員を対象にしたアンケートを実施し、年齢・性別ごとのニーズや抱えている問題を分析することをおすすめします。従業員のニーズを満たし、問題解決につながる休憩室やリラックススペースを作ることで、従業員満足度の向上を目指すことができます。
オフィスの休憩室・リラックススペースで取り入れたい設備
最後に、オフィスの休憩室やリラックススペースにあると従業員に喜ばれる設備を紹介します。主な設備として、家具・個人向けブースの設置や、飲食物・リラックスグッズの提供などが挙げられます。以下の設備を参考に、自社の休憩室やリラックススペースを快適な空間にしましょう。
くつろげるテーブル・ソファなどの家具
休憩室やリラックススペースには、従業員がくつろげるテーブルやソファを取り入れると、よりリラックスできる空間になります。テーブルがあれば、パソコンを持ち込んで打ち合わせをしたり、飲み物を置いて会話を楽しんだりできます。ソファがあると、ゆっくりくつろげるので仕事モードをオフにするのに役立ちます。
また、仮眠を取れるスペースや食事ができるスペースを確保することで、幅広い用途で休憩室を利用してもらいやすくなります。大きめのソファを置いたり、パーテーションなどで間仕切りしたスペースを設置したりすれば、周囲を気にせずに仮眠できます。テーブルとイスをセットに置くことで、食事をするときに利用しやすくなるでしょう。
ドリンク・軽食・お菓子の提供
休憩室やリラックススペースに常備しておくと喜ばれ便利なのは、淹れたてのコーヒーが味わえるコーヒーメーカーや緑茶・紅茶などのお茶類のティーバッグ、日持ちのするお菓子・インスタント食品などが挙げられます。
まず何か１つ取り入れるのであれば、コーヒーメーカーがおすすめです。コーヒーを定期的に配達してもらえるサービスを使えば、買いに行く手間を省けるのでおすすめです。
会社がドリンク・軽食・お菓子を提供することで、従業員にとって充実した休憩室やリラックススペースを作れます。休憩室やリラックススペースを利用する従業員が増えれば、生産性アップや会社への満足度の向上につながります。
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1人でくつろげるパーソナルブース
休憩室やリラックススペースに、1人で利用できるパーソナルブースを設置するのもおすすめです。パーソナルブースとは、1人用のイスとテーブル、仕切りがセットになったオフィス家具のことです。仕切りがあることで、半個室の空間を作り出せます。
パーソナルブースは、タスクに集中したいときや1人になってリラックスしたいときに便利です。完全な個室ではないため、開放感を確保しながら1人の空間を確保できます。
オフィス家具専門の通販サイトで「パーソナルブース」というキーワードで検索すると、さまざまなデザインやサイズの家具を探せます。自社の需要を満たすオフィス家具に出会えるかもしれません。休憩室にパーソナルブースを設置し、従業員の幅広いニーズに応えられる休憩室を設置しましょう。
リフレッシュできるアロマ・雑誌・テレビ
休憩室やリラックススペースは本来、従業員がリフレッシュするためのスペースです。そのため、休憩室やリラックススペースにはフレッシュにつながるアイテムを取り入れることをおすすめします。たとえば、リラックス効果が期待できる香りのするアロマグッズを置いたり、テレビを設置したり、雑誌や書籍などを常備したりすることなどが挙げられます。
休憩室やリラックススペースの設備を充実させている企業のなかには、楽器やゲーム機、マンガなどを常備しています。また、観葉植物の葉の緑は、目の疲労やストレスの軽減にもよいといわれ、設置している企業も多いです。ただし、水やりや枯れ葉の片付けなどの世話をする手間が増えることも考慮し、無理のない範囲でグリーンを取り入れましょう。
休憩室を活用して従業員満足度を向上させよう
休憩室は、従業員がリフレッシュするために不可欠なスペースです。オフィスワーカーの8割以上がこまめな休憩の重要性を感じているといわれています。従業員のニーズを満たした休憩室を作れれば社内コミュニケーションが活性化し、生産性や業務効率が向上して会社への満足度をアップさせることができるでしょう。
前述したように、従業員の満足度を高める方法としてまずは取り入れやすいドリンクの常備をおすすめします。ネスレ日本が提供している「ネスカフェ アンバサダー プログラム」は、導入コストが低く、省スペースで設置することができるので、ドリンクの常備におすすめのサービスです。
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