【テレワーク×オフィスワーク向け】
社内コミュニケーション活性化のため施策を紹介
【本記事のポイント】
- 1.テレワークを導入する企業が増えているなか、ハイブリッド型の働き方を採用している企業も多い。
- 2.しかし、ハイブリット型では社内で情報格差が生まれたり、社員間のコミュニケーションが減少したりさまざまな課題が発生しやすい。
- 3.ハイブリット型におけるコミュニケーションに関する課題解決には、ツールの導入や、適切な施策の実行が重要になる。
- 4.オンラインとオフラインで施策はわけられるが、オフラインならカフェスペースにコーヒーメーカーを設置することがおすすめ。
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新型コロナウイルスの流行や働き方改革などの影響により、テレワークを導入する企業が増えています。テレワーク（在宅型）とオフィスワーク（出社型）を組み合わせ、ハイブリッド型の働き方を実現している企業も出てきました。
このような状況では、社内コミュニケーションの不足を課題に感じている企業も多くなっています。この記事では、「テレワーク×オフィスワーク」における社内コミュニケーションの改善に向けた施策やツールなどについて解説します。ぜひ参考にしてください。
テレワーク×オフィスワークにおける社内コミュニケーションの課題とは？
テレワークとオフィスワークをかけ合わせた働き方には、さまざまな課題が生じる可能性があります。ここでは、具体的にどのような課題があるのか説明します。
社員同士のコミュニケーションが減少する
ハイブリット型の働き方を取り入れると、社員が出社する機会が少なくなります。その場合、社員同士がコミュニケーションをとる頻度も必然的に減少するでしょう。
コミュニケーションが不足すれば、社員が悩みを抱えていても他の社員に気軽に相談できなくなります。その結果、社員が精神的なストレスや孤独感を抱く恐れがあります。出社して実際に顔を合わせて話す機会が減っている状況では、社内のコミュニケーションを活性化する方法を積極的に取り入れることが大切です。
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テレワーカーとオフィスワーカーの間で情報格差が生じる
ハイブリット型の場合、どうしても出社している社員のほうがスムーズに情報を共有できます。新しい情報をリアルタイムで入手できるため、緊急時にも迅速な対応が可能です。
テレワーカーとオフィスワーカーの間に情報格差が生じると、双方のやり取りの内容にもズレが発生する恐れがあります。結果として業務全体に支障をきたす可能性があるため、注意が必要です。テレワークで業務をこなしていても、オフィスにいるときと同じように情報を得られる環境の整備が求められます。
社員の評価が難しい
ハイブリット型では社員がそれぞれ異なる場所で働いており、同じ基準で評価するのは困難です。社員が出社しているときは働きぶりを正確に捉えられますが、テレワークをしているときはその実態がほとんど分かりません。
社員がどのような働き方をしているときでも様子を把握するには、リモートワーク向けのツールを活用するなどの対策が必要です。また、すべての社員が納得できる評価方法を検討しなければなりません。
テレワーク×オフィスワークの社内コミュニケーション活性化にはツールの活用が不可欠
社内コミュニケーションを活性化し、ハイブリット型の働き方において発生する課題を解決するには、ツールを導入する必要があります。さまざまなツールがあるので、それぞれの特徴を捉えて使い分けましょう。ここでは、おすすめのツールを紹介します。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールは、社員同士が気軽かつスムーズにやり取りするためのツールです。例えば、テキストによるメッセージやファイルなどをやり取りできるチャットツールがあります。顔を合わせて会話したい場合は、Web会議システムを活用すると便利です。また、社内での幅広い情報共有に役立つ掲示板ツールもあります。
社内のコミュニケーションを活性化するには、社員の出勤日にオフィスコーヒーを活用するのもひとつの方法です。社員が休憩をとりやすくなり、社員同士の何気ないコミュニケーションを促進できます。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの進捗やタスクなどを管理できるツールです。ハイブリット型の働き方では、プロジェクトを進めている社員同士で連絡の行き違いや情報格差が生じやすくなります。しかし、プロジェクト管理ツールを利用すれば、社員同士で常に最新の情報の共有が可能です。ツールを開くとプロジェクトに関するあらゆる情報を確認できるため、担当者が何度も同じ質問に答える手間も減らせます。
なお、プロジェクト管理ツールのなかには、チャット機能が搭載されているものもあります。そのようなツールを選べば、よりスムーズに必要な情報をやり取りできるでしょう。
バーチャルオフィスツール
バーチャルオフィスツールは、オンライン上に仮想のワークスペースを構築し、その空間で業務を進められるツールです。社員が集まることができ、オフィスで働いているときと同じように活発なコミュニケーションをとれます。相手の顔を見ながら話せるため、業務に直接関係のない雑談もしやすいです。業務上のやり取りをする際も双方の様子が分かるため、不明点を気軽に質問したり、相手の状況に配慮したりできるでしょう。
高頻度でリモートワークを行いながらも、社員同士のつながりを強化したい場合に特におすすめです。
ナレッジ共有ツール
ナレッジ共有ツールは、オンライン上で社内の資料を共有できるツールです。ナレッジ共有ツールを導入すれば、社員がいつどこで働く場合も必要な資料を確認でき、情報共有も円滑に行えるようになります。例えば、ハイブリッド型で働いている社員がオフィスワークをした際に資料を置き忘れると、テレワークを行えなくなります。しかし、ナレッジ共有ツールを導入している場合、わざわざ資料を持ち帰らなくても自宅で働くことが可能です。
テレワークとオフィスワークの両方に対応している社員がナレッジ共有ツールを活用すれば必要な情報を管理・共有しやすくなり、業務の効率も高められます。
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テレワーク×オフィスワークの社内コミュニケーションを活性化させるための方法
ここでは、ハイブリット型の働き方で社内コミュニケーションを活性化させるための施策例を見てみましょう。オフラインとオンラインに分けてそれぞれ解説します。
オフラインでの施策例
オフラインでの施策では、オフィスの価値を高めることがポイントです。限られた出社日のなかで社員同士が積極的に関わることができる環境を作れば、社内のコミュニケーション不足も解消できます。オフラインでの施策の事例としては、以下のものがあります。
フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、オフィスの席を固定せず、社員が自由に席を移動して働けるようにすることです。空いている席を有効活用できるため、それぞれの状況に応じて臨機応変にオフィスを利用できます。
フリーアドレスを導入すれば、出社している社員同士のコミュニケーションをより活性化できます。普段の業務での関わりが少ない相手とも交流でき、社内の情報共有がよりスムーズになるでしょう。
ミーティングスペースの導入
オフィスでのコミュニケーションを促すには、出社時に利用できるミーティングスペースを確保しておくと効果的です。専用のスペースがあれば、社員同士での話し合いが必要な場面ですぐにミーティングを実施できます。
他のスペースと仕切ったりスクリーンを設置したりすれば、集中してミーティングを行いやすくなります。その結果、より有意義な会話ができるでしょう。業務上の話し合いだけでなく、雑談によるコミュニケーションの活性化のためにミーティングスペースを活用するのもひとつの方法です。
マグネットスペースの設置
マグネットスペースとは、社員が自然に集まる空間を表しています。社内にマグネットスペースを設置すれば、社員同士のコミュニケーションの活性化につながります。
例えば、社内のカフェスペースにコーヒーメーカーを置くと、部署を問わず多くの社員が自然に集まるようになるでしょう。
ネスレ日本が提供する「ネスカフェ アンバサダー プログラム」を利用することで、レンタル料無料でネスレのコーヒーメーカーを社内に設置できます。低価格で本格的なカフェメニューを提供できるため、すでに多くの企業が導入しています。
オンラインでの施策例
ハイブリット型の働き方においてテレワークに取り組む社員とオフィスで働く社員のコミュニケーションを活性化するには、オンラインでの施策も重要です。そのためには、主にITツールを使用する施策を取り入れる必要があります。オンラインでの施策の事例としては以下のものがあります。
リモートランチ会の開催
リモートランチ会を開催すれば、社員同士の気軽なコミュニケーションを増やすことが可能です。リモートランチ会ならオフィスからでも自宅からでも同じ条件で参加できるため、テレワーカーとオフィスワーカーの交流を促進できます。
ランチを食べながら会話でき、リラックスした雰囲気でやり取りできます。業務中はなかなか分からない一面を知ることもできるため、社員同士の相互理解も深まるでしょう。
1on1の実施
ハイブリット型の働き方では、上司と部下との直接的なコミュニケーションも減少します。上司と部下のコミュニケーションを活性化する方法としては、オンラインでの1on1がおすすめです。1on1を実施すれば上司が部下の状況をしっかり把握できるため、適切な評価を実現しやすくなります。また、部下が悩みを抱えている場合も、早期発見による課題解決につなげられます。
オンラインでの1on1なら、上司と部下がわざわざ出勤日をそろえる必要もありません。社員の状況をスムーズに把握できます。
定例Webミーティングの実施
必要な情報を確実に共有して業務を進めるためには、定例Webミーティングを実施するとよいでしょう。定期的に情報共有する機会を設けておけば、オフィスで働く人もテレワークで働く人も重要な情報を逃さず把握できます。
また、オンラインで開催すると、すべての社員が同じ条件で参加できます。すべての社員にとって参加しやすいため、参加率を高めることが可能です。全員で顔を合わせる機会にもなり、コミュニケーションを深めやすくなります。
テレワーク×オフィスワークの社内コミュニケーション活性化させるための施策の選び方
ハイブリット型の働き方においてコミュニケーションを活性化させるための施策は、すでに解説したとおりオンラインとオフラインに大別できます。状況によって最適な施策は異なるため、施策を選ぶ際は自社の現状を把握するところから始めましょう。導入しやすい施策はどれか検討し、無理のない範囲で取り入れることが大切です。
例えば、オフィスの価値を高めたい場合はカフェスペースの導入が手軽でおすすめです。低コストながら、一定の高い効果を期待できます。
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テレワーク×オフィスワークの社内コミュニケーション活性化させるための工夫・ポイント
テレワークとオフィスワークに取り組む社員同士のコミュニケーションを活性化するには、全社で具体的なルールを定めておく必要があります。テレワーカーとオフィスワーカーのつながりを維持できるようなルールを定めましょう。
例えば、週3日は出社して勤務することや重要な内容はグループチャットを通して共有することなどがあげられます。また、定期的にオフィスイベントを企画している企業も増えています。定めたルールを守りながらハイブリッド型の働き方を実現し、スムーズなコミュニケーションを実現してください。
テレワーク×オフィスワークの社内コミュニケーションを活性化させよう
テレワークとオフィスワークをかけ合わせた働き方では、社内コミュニケーションについてさまざまな課題が発生しがちです。課題を解決するには、今回紹介したオフライン・オンラインでの施策を積極的に実施する必要があります。
特に、社員が出社した際にリフレッシュしやすく、自然なコミュニケーションが生まれる仕組みを構築することが大切です。オフィスコーヒーを導入すれば、簡単にそのような仕組みを導入できます。ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら初期費用や手間をかけずに導入できるので、ぜひ活用してみてください。
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