コミュニケーションの重要性とは？
促進のための対策例も紹介
【本記事のポイント6つ】
- 1.職場におけるコミュニケーションの改善が重要視されている
- 2.実際に職場のコミュニケーション不足により仕事への支障を感じているは7割もいる
- 3.コミュニケーション能力をあげる手段として「言語」と「非言語」の理解が重要である
- 4.その他社内コミュニケーションを活性化させる取り組み例をオンライン・オフラインに分けて紹介する
- 5.社内コミュニケーションの改善では、さまざまな取り組みがあるが「オフィスコーヒー」の導入が手軽でおすすめ。
- 6.ネスレ日本の「ネスカフェ アンバサダー プログラム」なら、設置スペースに困らず、お手軽に実現が可能。
コミュニケーションは、ビジネスシーンにおいても重要視されています。しかし、コミュニケーションがなぜ重要とされているのか、詳しく知りたい方もいるでしょう。
本記事では、ビジネスにおけるコミュニケーションの重要性や、コミュニケーション能力に必要とされる要素、社内のコミュニケーションを円滑にするコツなどを解説します。社内のコミュニケーションを促進する取り組み例も紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションに悩む人が多い理由
同調査によると、コロナ過において社内のコミュニケーションは悪化していると回答した人は、約4割に上ります。
300名以下の企業では「やや悪化している」が36％、「非常に悪化している」が3％でした。301～1,000名の規模の企業では「やや悪化している」と回答したのが40％です。1,001名以上の企業では、「やや悪化している」が43％、「非常に悪化している」が3％となっています。
いずれの企業規模においても半数に満たないものの、約4割の人がコロナ禍でのコミュニケーション不足を実感していることがわかります。
ビジネスシーンでのコミュニケーションの重要性4つ
ビジネスシーンでコミュニケーションが重要とされているのは、次の4つの理由が挙げられます。
- ● 社内の雰囲気がよくなる
- ● 心理的安全性を保てる
- ● 業務効率化につながる
- ● 離職率の低下につながる
それぞれの理由を以下で詳しく解説します。
社内の雰囲気がよくなる
コミュニケーションは、職場や地域などのコミュニティで人間関係を構築したり、情報を共有したりする上で不可欠です。コミュニケーションを重要視するのは、社内においても同じです。
社内のコミュニケーションが活性化すると、上司や部下、同僚間の人間関係が改善され、意思疎通が図りやすくなる、立場を超えた意見交換がしやすくなるなど、よい雰囲気の中で仕事ができるようになります。社内の雰囲気がよくなると、以下に挙げているような複利効果が期待できます。
心理的安全性を保てる
心理的安全性は、アメリカの組織行動学研究者のエイミー・エドモンドソンによって提唱された概念です。心理学用語として用いられている「psychological safety（サイコロジカル・セーフティ）」を直訳し、心理的安全性と呼ばれています。
ビジネスにおいて心理的安全性は、立場や年功序列などを気にせずに誰もが安心して意見を言える、行動ができる職場環境のことです。たとえば、発言力のある人の意見も、少数派の意見も同等に扱われるため、誰もが自信をもって発言・行動ができるでしょう。
心理的安全性が保たれている会社では、誰かがミスをしても、同僚や上司がフォローし合える文化が根付いています。このように、社内の雰囲気がよくなると、職場での人間関係が良好になり、社員のストレスを軽減できます。
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業務効率化につながる
職場の雰囲気がよくなると、生産性の向上や業務効率のアップが望めます。コミュニケーションが活性化している職場では、チーム内や部署間での連携がスムーズで、社員の能力に見合った適切な業務分担が行われる傾向があります。
部署内でコミュニケーションが活発になると、パフォーマンスの高い社員のノウハウを共有でき、業務のムダやムラをなくすことも可能です。社内のコミュニケーションが円滑になると業務効率がアップしやすくなり、組織全体の生産性の向上につながります。
離職率の低下につながる
職場の雰囲気がよくなると、社員の定着率を高めることができます。社内のコミュニケーションが不足すると、社員の仕事へのモチベーションが低下し、離職率が増える可能性があります。
社内のコミュニケーションを活性化し、社員の会社への満足度を高められれば、離職率を下げることも可能です。コミュニケーションは、社員の仕事に対するやりがいを高め、良好な人間関係を築ける職場環境にするために重要です。
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コミュニケーション能力を高めるために知っておきたいこと
企業にとって、コミュニケーションがいかに重要であるかを理解していただけたことでしょう。では、実際に社内のコミュニケーションを活性化するためにすべきことを知っておく必要があります。
そこで、社内で取り組める具体策を解説する前に、個人で取り組めることについて紹介します。そのためには、まずコミュニケーション能力を高めるために必要な基礎知識を理解しておきましょう。以下では、コミュニケーションの手段や必要な要素を解説します。
コミュニケーションは「言語」と「非言語」の２つの手段がある
コミュニケーションの手段は、大きく分けて「言語」と「非言語」の2種類があります。言語とは、頭の中の考え・価値観・知識を、やりとりしやすくするために言語化する手段のことです。一方で、非言語は目・手の動きや表情などの動作、声のトーンなどで表現する手段を指します。
非言語によるコミュニケーションの重要性を示しているのが「メラビアンの法則」です。メラビアンの法則とは、人が情報を集める際の視覚・聴覚・言語の割合を示したものです。視覚は55％、聴覚は38％、言語は7％と考えられており、視覚と聴覚の非言語の領域だけで93％を占めていることがわかります。
つまり、言語と非言語の2つの能力を高めることが、コミュニケーション能力の向上につながるといえます。
コミュニケーション能力に必要な４つの要素
コミュニケーション能力を高める上で必要な要素は、次の4つが挙げられます。
それぞれの要素について、以下で詳しく解説します。
言語を伝える力
言語を伝える力とは、頭の中の考え・価値観・知識を言語化し、相手に正しく伝えるための能力のことです。言語を伝える力を高めるためには、以下の4つの能力を向上させることが重要です。
- ● 観察力：物事を正しく観察する力
- ● 思考力：頭の中の考えを整理する力
- ● 語彙力：相手の理解度に合わせて、わかりやすい言葉を選ぶ力
- ● 要約力：頭の中の考えを相手に理解できるように整理してまとめる力
言語を伝える力を高めるための詳しいコツについては、後ほど解説します。
言語を聞く力
コミュニケーションは、自分の意見や考えを伝えるだけでなく、相手の伝えたいことに耳を傾け、最後までしっかり聴くという姿勢と態度をもつことが重要です。相手の話を遮ったり、先回りして話したりすると、相手に「話を聴く気がない」と思われてしまうかもしれません。
コミュニケーションの基本は、相手の話を最後まで聞き、その後で感想や不明点を質問することです。相手の話を聞き流さずに、理解する努力を惜しまないようにしましょう。
非言語を伝える力
コミュニケーションでは、自分の考えや思いを伝えるだけでなく、相手が話をしやすいと感じる雰囲気を作ることが重要です。話がしやすい雰囲気とは、話を聴く側の人の「話を聴きたい」という気持ちが相手に伝わり、のびのびと話ができる空気感のことです。
話がしやすい雰囲気を作る上でポイントになるのが、非言語によるコミュニケーションです。相手に好意的な態度で接していることが伝わるように、身振り手振りや目の動きなどの動作で表現しましょう。
非言語を読み解く力
非言語のコミュニケーションは、相手に好意的な態度を示せる一方で、相手の本心を読み解くことも可能です。相手の動作を観察すると、自分の話を聴いているか、別のことを考えていないか、などの本心を探れる場合があります。
相手に関心を持つ、観察する、というプロセスを繰り返し、情報が蓄積されることで、非言語を読み解く力が磨かれていきます。ただし、同じ態度でも人によって考えること、感じるものは異なるため、経験だけに頼ったコミュニケーションは避けましょう。
社内コミュニケーションを円滑にするコツ
社内のコミュニケーションを円滑にするには、社員一人ひとりのコミュニケーション能力を向上させる必要があります。以下では、上述した基礎知識をもとに、実際に社内でコミュニケーションを活性化させるためにできることを具体的に解説します。
結果から先に話すことを心がける
言語を伝える力を高めるには、まず結論から話し始めることを心がけましょう。結論から先に話すことで、相手は何について話しているのかを理解でき、話の内容を整理しやすくなります。
結論を最後に話そうとすると、相手は会話の本質を見極められないため、話を聞くことが精神的な負担になり、疲れてしまう場合があります。自分が話をするときは、結論や結果から先に述べることを意識するようにしましょう。
相手の立場で考えることを意識する
言語を聞く力を養うには、常に相手の立場で考えることを意識しましょう。話をする際は、自分の頭の中にある知識や価値観をもとに相手に伝えることになります。しかし、自分がもっている知識・価値観と、相手がもっている知識・価値観が一致するとは限りません。
例えば、専門性の高い話をする場合、相手がその分野に詳しくなければ、専門用語を使用しても相手は話の内容を理解できないでしょう。会話する際は、どのように話せば相手に伝わりやすくなるのか、意識するようにしましょう。
傾聴の姿勢を身につける
非言語を伝える力を向上させるには、傾聴の姿勢への理解を深めましょう。傾聴の姿勢とは、耳で聞くだけでなく、目で見て、心をもって寄り添い、相手の話を真摯な気持ちで聞く姿勢のことです。
傾聴の姿勢を身につけるには相手の目を見て話したり、相手の話を遮らないようにしたりするなどのコミュニケーションを心がけるようにします。傾聴の姿勢で話を聴くことができれば、相手は話しやすい雰囲気と感じ、会話が弾みやすくなるでしょう。
社内コミュニケーション促進の取り組み例【オフライン編】
ここまで解説してきた個人のコミュニケーション能力を高めることも大切ですが、実践できる「場」がなければコミュニケーションはとれません。ここからは、以下に挙げる場づくりの事例を紹介します。
社員食堂やリフレッシュスペースの設置
社員食堂とは、社内に設置された昼食や夕食をとれる食事スペースのことです。リフレッシュスペースは、社員が休憩時間にリラックスできるスペースを指します。
全社員が利用しやすい環境を整備すれば、業務で関わることがない経営層や他部署の社員と接する機会を設けられるため、立場を超えた交流を深められる場を作ることができます。さらに、社員食堂やリフレッシュスペースに、ネスレ日本が提供しているオフィスコーヒーサービスの「ネスカフェ アンバサダー プログラム」を利用すれば、本格的なコーヒーを飲みながらコミュニケーションを活性化させることができます。
「ネスカフェ アンバサダー プログラム」とは、職場でネスレの人気コーヒーメーカーを無料でレンタルできるオフィスコーヒーのサービスです。1杯約20円から多彩なカフェメニューが楽しめます。
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社内イベント
社内イベントとは、自社で企画して開催するイベントのことです。例えば、全社員や関係者が参加する運動会やゴルフ大会、バーベキューなどの大規模なイベントもあれば、忘年会・新年会、サークル活動などの社内限定のイベントなどが挙げられます。ほかに、社員研修や創立記念パーティーなども社内イベントに該当します。
社内イベントの開催によって、一般社員が社長のメッセージを直接聞くことで、経営層の考えや想いを身近に感じられるでしょう。また、上司や同僚などと話すことで、職場では見られない一面を知るきっかけが生まれ、相手への理解が深まりやすくなります。
社内イベントは、職場よりも気軽な会話を楽しめる上に、相互理解を深めることもできるため、コミュニケーションの活性化につながります。
1on1
1on1は、上司と部下の1対1で行われるミーティングのことで、1on1ミーティングとも呼ばれています。主に、部下の目標管理に関するアドバイスが行われたり、業務の進捗確認をしたりする際に実施されます。
1on1では、上司が一方的にアドバイスをするのではなく、部下が自分で気づきを得られるようなフィードバックを行うことが重要です。マネージャー層以上の管理職や、次世代のリーダーの候補者を集め、コーチングスキルを高める研修を開催するとよいでしょう。
1on1の実施により、上司は部下一人ひとりと向き合えるため、効果的な目標管理や進捗管理ができます。一方、部下は上司のフィードバックをもとに、自らの強み・弱みなどを把握でき、仕事へのモチベーションにつなげられます。
社内コミュニケーション促進の取り組み例【オンライン編】
次に、コミュニケーションを促進するためのオンラインでの場づくりの事例を紹介します。主な取り組み例は、次のとおりです。
社内報
社内報は、社内の行事や出来事、社長からのメッセージ、企業理念などを社内に発信するためのツールです。冊子を作成して社員に配布する方法もありますが、近年は社内のイントラネットや、後述する社内SNSなどのオンライン上で発信する方法が主流になりつつあります。
社内報では、社内のニュースや表彰された社員の人柄などがリアルタイムで全社員に発信できるため、会社や他部署の社員への関心を高めるきっかけを作れます。例えば、普段関わりのない他部署の社員の自己紹介などが掲載されていれば、人柄はもちろん、どのような仕事をしているのかを理解する際に役立つでしょう。
また、社内でよいニュースを目にした社員が、会社やその組織の一員である自分を誇らしく感じることで、会社への帰属意識の向上も期待できます。
社内SNS
社内SNSとは、社員だけがアクセスできる社内専用のSNSのことです。機能・デザインは会社によって異なりますが、TwitterやFacebookなどのように、リアルタイムの情報発信・情報共有などが気軽に行える特徴があります。
社内SNSは仕事上でのやりとりが原則のため、プライベートを詮索される心配がありません。プライベート用のSNSと切り離して利用できるので、他部署の社員同士でも気軽にフォローし合える魅力があります。また、社員一人ひとりが情報を発信できるオープンな交流の場を設けたい場合に有効な取り組みです。
Webツールの活用
Webツールは、オンライン上で利用できるシステムのことで、多様な機能が搭載されています。例えば、画面を通して会議・打ち合わせをリアルタイムで行えるツールや、部署・チーム内の進捗管理ができるツールなどがあります。
Webツールを活用すると、ビジネスメールのような堅苦しい挨拶が不要なため、フランクなやりとりが可能です。また、社員同士の距離が近く感じられるようになります。
一般的なメールでナレッジ・ノウハウを共有する場合、事前に周知する必要がありますが、Webツールならプロジェクト・用途ごとにチャンネルを作成できるため、ナレッジ・ノウハウを社内で共有しやすくなります。ノウハウの有効活用によって、組織全体の生産性向上も期待できるでしょう。
社内コミュニケーションの重要性を理解し促進しよう
リラックススペースの設置やWebツールの活用によってコミュニケーションを活性化できれば、社内の雰囲気がよくなり、業務効率化や離職率の低下が期待できます。上記で紹介した方法以外に、ネスレ日本が提供する「ネスカフェ アンバサダー プログラム」を利用することで、自然に社員が集まり、気軽なやりとりができるようになるため、社内コミュニケーションを活性化させるきっかけになります。
「ネスカフェ アンバサダー プログラム」は、コーヒーメーカーの使用料が0円のオフィスコーヒーのサービスです。20種類以上のカフェメニューをオフィスで楽しめます。コーヒーメーカーを社員食堂やリフレッシュスペース、部署に設置することで、コーヒーでリフレッシュする時間が、気軽なコミュニケーションの場に繋がるでしょう。
オフィス環境に変化を加えて、コミュニケーションを改善したいと検討している方は、ぜひご利用ください。
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