管理職にしわ寄せのない働き方改革へ｜
対策と原因・具体例を解説
【本記事のポイント5つ】
- ●管理職（管理監督者）は労働基準法の適用外
- ●しかし働き方改革法で管理職の残業時間の把握も必須に
- ●管理職は働き方改革で部下の残業時間の把握など業務が増加した
- ●管理職に負担をかけずに職場環境を良くしていくことが重要
- ●コーヒーが部下とコミュニケーションツールに「ネスカフェ アンバサダー プログラム」の詳細はこちら
従業員の働く環境をより良くするため、「働き方改革」を積極的に進める事業者も増えてきています。しかし、この働き方改革の恩恵を受けているのが一部の従業員となっているケースも少なくありません。それは、働き方改革によって管理職に負担がかかっている恐れがあるからです。
本当に働き方改革を進めるなら、管理職の状況にも目を向けて、全ての従業員が良好な働き方をできる環境を整えなくてはなりません。
この記事では、働き方改革における管理職への影響や原因、改善策を徹底解説しています。自社の働き方改革の見直しにも役立ててください。
そもそも働き方改革とは？
「働き方改革」とは、政府が掲げる「一億総活躍社会」の実現に向けて労働環境を見直す取り組みのことです。厚生労働省が改革を推進しており、労働者にとって「働きやすさ」を実現していくことを目的として定められました。
働き方改革が推進されている背景には、「労働人口の減少」「働き方の多様化」があります。社員が「働きやすい」環境を作ることで、これらの課題が解決するだけでなく、会社として大きなメリットがあるため、大企業だけでなく中小企業にも促進されています。
2018年6月に「働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）」が成立、2019年4月から順次施行され、国全体の取り組みとして広まっています。
働き方改革が進んでいる企業では、「働きやすい環境づくり」を行う一方である問題が生じてきています。それは、働き方改革によって管理職への負担が増えたという問題です。
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きちんと知ろう！管理職（管理監督者）の定義とは？
そもそも、管理職はどのような人を指すのでしょうか。労働基準法上の「管理職（管理監督者）」とは、「労働条件の決定その他の労務管理について経営者と一体的な立場にある者」と定義づけられています。具体的に言うと、次のような人が管理職の立場にあります。
- ● 労働時間、休憩、休日等に関する規制の枠を超えて活動しなければならない重要な役割を担っている。
- ● 勤務形態が労働時間等の規制になじまない
- ● 重要な責任と権限を有している
- ● その地位にふさわしい待遇がされている
つまり、一般社員とは違い、管理職の立場にある人は裁量権があり、労働基準法における労働時間規制の適用除外であると言う特徴があります。
働き方改革における管理職の役割とは？
新たに開始された働き方改革で管理職に求められる役割には、「部下や従業員の労働時間・有給休暇の管理」「部下や従業員含めた業務の効率化」「部署全体の意識改革」のほか、「リモートワークのフォロー」などがあります。
働き方改革における管理職の役割をそれぞれ詳しくみていきましょう。
部下や従業員の残業時間・有給休暇の管理
働き方改革における管理職の主な役割の1つとして、部下や従業員の残業時間・有給休暇取得の管理があります。働き方改革では、従業員の長時間労働を防ぐために「労働時間の把握義務化」「有給休暇取得の義務化」「月45時間、年360時間以内の残業時間の徹底」が必要となりました。
管理職は部下の労働時間や有給休暇取得状況などを把握し、定められた規定を超えないように時間管理や配慮、注意喚起などをしていかなければなりません。
部下や従業員含めた業務の効率化
働き方改革における管理職のもう一つの役割として、部下や従業員を含めた業務の効率化があります。働き方改革によって残業時間も制限されるようになりましたが、仕事量は以前と変わらない量をこなさなければならないので、残業ありきの仕事量であればもちろん仕事は終わりません。
管理職は時間内に仕事が終わるよう、業務の効率化を図る必要がでてきました。現状の問題をあぶり出してから、円滑化のためのマニュアル作成、業務の可視化、情報共有の仕組み作りや進捗管理などさまざまな工夫が求められています。
部署全体の意識改革
部署全体の意識改革も管理職の役割の一つです。残業時間が減り、業務も今まで以上に効率を求められるようになりました。管理職がいくら円滑化のためのマニュアル作成、進捗管理などを行なっても、部下やチームメンバー全員が業務効率化を意識していかなければ、改善していくことができません。
部下やチームメンバーに対し、業務効率化に関する意識改革を図っていくのも管理職の重要な役割です。そのためには、部下とのコミュニケーションを積極的に取ったり、1on1面談などを定期的に実施したりするなどの機会も必要です。
リモートワークのフォロー
管理職はリモートワークのフォローという役割も担っています。働き方改革の一環として、また新型コロナウイルスの影響でリモートワークを導入した企業も多くあります。リモートワークは、通勤時間を削減し柔軟な働き方ができるためメリットも大きいですが、コミュニケーションが薄くなるというデメリットがあります。
そのため、直接顔を合わせられない分、部下の現状や仕事の進捗などを確認するためには、綿密なコミュニケーションを積極的に取っていくことが重要です。仕事上で不安なことがあるか、相談することはあるかなど、今まで以上にコミュニケーションの時間が必要となるでしょう。実際に、リモートワーク導入前と比べて、コミュニケーションに割く時間が増えたというケースも少なくありません。
コミュニケーション機会の創出
管理職は部下とのコミュニケーションの機会も創出していかなければなりません。働き方改革で業務の効率化や残業上限時間などの管理が厳しくなる中で、部下との意思疎通をうまく図っていかないと、部下が不満や不安を感じることもあり得ます。部下にそのような感情を抱かせないよう、日頃から直接コミュニケーションの機会をとって、相談しやすい関係を築いておくと、業務効率化にもつなげられるでしょう。
また、部下との良好な関係性構築のためにコミュニケーションツールを活用する人もいます。コミュニケーションツールのなかでもおすすめは、ネスレ日本が提供している「ネスカフェ アンバサダー プログラム」のオフィスコーヒーサービスです。活用することで、オフィスに出社した際にコーヒーを飲みながらコミュニケーションの機会を直接設けることができ、部下の本音を聞き出しやすくなります。
コーヒーメーカーのレンタル料が無料と初期費用がかからないので、比較的導入しやすいのもおすすめポイントです。
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働き方改革で管理職にしわ寄せがきている現状
働き方改革を促進していくことで、良好な職場環境を作っていくことができますが、その裏では、管理職の負担増が大きな問題です。働き方改革で管理職にしわ寄せがきている現状は数字でも表れています。2つの調査から現状を探っていきましょう。
働き方改革が進んでいる企業ほど管理職の負担増
パーソル総合研究所の「中間管理職の就業負担に関する定量調査」によると、働き方改革が進んでいる事業者では、中間管理職自らの業務量が増加したとの回答割合が62.1％にのぼり、働き方改革によって管理職の負担が増えている現状が見えてきました。
管理職に負担が集中する理由には、事業による働き方改革への誤解があります。本来の働き方改革は、業務プロセス全般の見直しや仕事量の調整などが必要ですが、「労働時間の削減」がメインの目的となってしまい、一般社員が残業できない分管理職にしわ寄せがきている実態があります。
出典：株式会社パーソル総合研究所|「中間管理職の就業負担に関する定量調査」
6割の管理職は残業時間が変わっていない
リクルートスタッフィングの「働き方改革における管理職への影響と変化の調査結果」を見ると、働き方改革関連法の施行以降、6割の管理職が「残業時間は変わらない」と回答しています。また、業務量が負担になっているだけでなく、自分自身の残業時間削減にあたって、「リーダーシップ・意思決定」などのスキル不足を感じている管理職の多いことがわかりました。
残業の削減だけでは「身代わり残業」を強いられ、管理職の負担ばかりが増えるだけです。また、管理職の残業が増えた理由には「部下のサポート業務」が挙げられています。管理職は自身のパフォーマンスが上がらないばかりか、多くの負担がかかっている現状が明らかになりました。
出典：ニュースリリース(2019年9月30日)｜人材派遣会社の【リクルートスタッフィング】
働き方改革で管理職にしわ寄せがきてしまう理由
働き方改革の裏側で、なぜ管理職にしわ寄せがきてしまうのでしょうか。その理由として「部下に残業させないために残業上限時間のない管理職が残業をする」「部下の仕事を早く終わらせるためのサポートに時間を費やす」ことが挙げられます。それぞれ具体的にみていきましょう。
部下に残業させないために自分が残業
労働環境改善のため、多くの事業者では社員の労働時間を厳しく管理している傾向にあります。しかし事業者の中には、残業時間の削減を意識するあまり仕事のプロセスの見直しや仕事量はそのままで、残業時間だけを削減してしまうケースも多いのです。
そのため、業務時間内で業務が終わらなかった部下やチームメンバーを残業させないために、上司が代わりに引き継ぐ「身代わり残業」を行う管理職も存在しました。管理職は、労働基準法の「労働時間の規定」の適応外となるため、部下やチームメンバーの身代わりとなってしまうことがあったためです。
こうした事態を受け、働き方改革関連法の施行とともに労働安全衛生法が改正され、今まで義務化されていなかった管理職の労働時間の把握も義務化されました。
部下の仕事を早く終わらせるためのサポート
管理職のなかには部下の仕事が業務時間内に終わるよう、そのサポートに時間を費やしてしまっているケースもあります。
部下にはそれぞれ得意不得意もあり能力値もそれぞれ違うので、ある程度管理職がサポートに回る必要性はあるでしょう。しかし、働き方改革によって部下の残業が制限されているため、サポートを必要としている部下により一層配慮していかなければならず、結果として管理職にしわ寄せがきてしまっているのです。
管理職に負担をかけないためにできることは？
良好な職場環境づくりを実現するために、管理職にしわ寄せがきてしまっては意味がありません。管理職にもスポットを当て、全ての従業員にとって「働きやすい」職場環境を整える必要があります。そのためには、どのようにしたら良いのでしょうか。管理職の負担を軽減するための方策を紹介します。
ITなど便利ツールは積極的に導入
管理職に負担をかけないために、ITツールや便利なツールは積極的に導入していくようにしましょう。出退勤の状況を見える化することで部下の残業管理もしやすくなり、チャットツールなどを導入すれば、ストレスなく部下とも綿密なコミュニケーションが取りやすくなります。
また、業務の進捗確認や、業務の見える化などをかなえられるITツールも数多くあります。管理職が部下の管理、コミュニケーションが効率的に行えるよう、こうしたITなどのツールに頼ることも大切です。
業務効率化のためのマニュアル作成
業務効率化のためのマニュアル作成も負担軽減に有効です。
仕事量が変わっていないのに、業務時間が少なくなったのであれば、どこかにしわ寄せがきてしまうのは当たり前です。誰かにしわ寄せがいかないためにも、業務効率化を目指すのが良いでしょう。
まずは、不要な業務がないか、効率化できる業務があるかをチームなどで話し合います。その後、どのようなフローにしたら効率的かを考え、全ての部下やチームメンバーに落とし込めるよう、マニュアルを作成するようにしましょう。
可能なことはアウトソーシング
アウトソーシングサービスの活用も、直接的な負担軽減に有効です。仕事量はそのまま、もしくは部下へのサポートなどの役割が増えた状態なのに勤務時間が減ったのであれば、管理職へのしわ寄せがあるだけでなく、最悪の場合業務が滞ってしまうでしょう。その場合は、無駄な業務がないか、システム化できないかを見直し業務効率化に 努めるようにしましょう。
それでも業務が減らないのであれば、アウトソーシングやコンサルタントを活用するのも一つの方法です。オンラインで一部業務を請け負ってくれるようなアウトソーシングサービスも多いので、それらを活用することも検討しましょう。
また、アウトソーシングするにあたり、業務を整理しておくことは必要なので、業務効率化は引き続き、努めるようにしてください。
管理職の裁量権を拡大させる
管理職のしわ寄せや負担を軽減するためには、裁量権を拡大させることも有効です。
意思決定時やトラブル発生時など、管理職が迅速に動ける環境であれば、負担軽減や時間削減を見込むことができます。
例えば、管理職にプロジェクトメンバーをアサインする権限を持たせたり、外注や発注などの権限を広げたりすれば、わざわざ許可取りや稟議に時間をかける必要がなくなります。つまり、管理職に広く裁量権があれば仕事もスムーズに進められ、結果的に業務の負担の軽減につなげられるのです。
管理職に負担なく職場環境をよくするために
管理職に負担なく職場環境を良好にしていくには、具体的にどのようにしていけば良いのでしょうか。何か大きい施策を講じてしまえば、逆に管理職へ負担を増やすことになるので、小さいことでも効果があることを積み重ねることが大切です。
その第一歩として、以下のような施策を進めるのはいかがでしょうか。
福利厚生を充実させる
良好な職場環境作りには、福利厚生を充実させることも大切です。福利厚生を充実させることで働きやすい環境を提供できるため、社員のモチベーションアップにも期待ができ、企業のイメージアップにも繋がります。
福利厚生は自社で運営していくと、日々の運用や問い合わせ対応などが必要となり従業員の負担となってしまいますが、アウトソーシングを利用すれば日々の不安を軽減しながら、福利厚生を充実させることが可能です。
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自然なコミュニケーションのある職場にする
自然なコミュニケーションがある職場は、風通しがよく組織としての活性化につながり、職場環境を良くすることができます。普段のコミュニケーションの中で部下の現状や悩みなどを聞き早期対応することで、仕事の負担を減らすことができます。さらに、部下のタイプや人となりを把握することで、いざプロジェクトのアサインが必要となった時でも、適切なポジションへの人員配置もやり易いでしょう。
自然なコミュニケーションを促すためには、オフィス家具の配置を変えたり、フリーアドレスを導入したり、レクリエーションを行ったり工夫することが必要です。なかでも、簡単に導入でき、早期に職場環境の向上のきっかけになりえるのは、オフィスコーヒーの導入です。
コーヒーブレイク中のリフレッシュした状態では、肩を張らずに自然なコミュニケーションが取れるようになるため、職場環境の風通しも良くなっていくでしょう。
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コーヒーを飲みながら仲間と談笑できる職場へ
事業者は働き方改革は職場環境を良好にするための施策なのに、その意に反して管理職を苦しめることになってしまう可能性があることを認識しておく必要があります。管理職に負担をかけず職場環境をよくするために、オフィスコーヒーのサービスはいかがでしょうか？
なかでも、ネスレ日本が提供している「ネスカフェ アンバサダー プログラム」で利用できる「ネスカフェ ドルチェグスト」なら、幅広い世代が楽しめる約20種類以上のカフェのコーヒー・ドリンクのメニューを手軽に導入することができます。
また、より手軽に1杯約20円から、本格的なコーヒーを楽しみたいという場合には
「ネスカフェ ゴールドブレンド バリスタ」も選択可能です。
「ネスカフェ アンバサダー プログラム」は、コーヒーも定期購入できるので都度注文する必要もなく、故障や修理に対応するサポートもあるため、運用に負担もかかりません。コーヒーメーカーも無料でレンタルできるため、低コストで運用できます。
全ての従業員にとって良好な職場環境作りの第一歩として、
ぜひ「ネスカフェ アンバサダー プログラム」をご検討下さい。
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